На первый взгляд процедура апостилирования кажется простой: получил документ, передал в профильный орган, забрал обратно со штампом. Но даже минимальные недочеты могут привести к тому, что за границей бумаги не примут, и придется начинать все заново. Рассказываем о самых распространенных ошибках при апостилировании документов, чтобы вы могли их избежать.
1. Неправильный выбор органа для проставления штампа
В России действует простое правило по выбору органа для апостилирования: для некоторых бумаг нужно обращаться в профильные ведомства, а для всех остальных и любых копий — в Минюст РФ. Например:
- документы об образовании апостилирует Минобрнауки;
- справку о несудимости —Информационный центр МВД;
- документы из ЗАГС — уполномоченный орган ЗАГС соответствующего субъекта;
- архивные выписки — уполномоченный орган в области архивного дела по региону.
Прежде чем подавать документы, обязательно стоит уточнить, какая структура уполномочена проставлять апостиль на тех или иных документах. Чтобы потом не тратить время, деньги и нервы на повторную подачу из-за возможной ошибки.
2. Несоответствие документа требованиям
Апостиль не ставится, если документ заламинирован, содержит ошибки, опечатки, исправления, потерял первоначальный вид, стал нечитаемым. Обязательно проверяйте содержание и внешний вид бумаг при получении и при подаче на апостилирование. Если документы имеют явные недостатки, то не стоит тратить время, лучше сразу обратиться за выдачей новых.
Пример из практики
Михаил обратился за апостилем на свидетельство о браке. В углу бумаги была небольшая потертость, из-за чего текст плохо читался, но в целом различить, что именно написано, получалось. Однако в проставлении штампа ему все равно отказали, сославшись на этот дефект.
К сожалению, самостоятельно определить, примут ли на апостилирование документ с небольшими дефектами, сложно. Для этого необходим опыт в подготовке бумаг для предоставления за границей.
3. Отсутствие перевода
В некоторых государствах, например в Нидерландах, Бельгии, Великобритании, Швейцарии, нужно предоставлять двойной апостиль. То есть официальный штамп должен стоять не только на самом документе, но и на переводе. В противном случае бумаги просто не примут.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, нужно заранее узнать по месту требования, какой апостиль необходим (обычный или двойной). Это важно, поскольку часто некоторым ведомствам в стране назначения достаточно стандартного штампа, а другие запрашивают и апостилированный нотариальный перевод.
4. Подача копий вместо оригиналов
На копии любых российских документов апостиль ставится в одном органе — Минюсте РФ. Поэтому многие граждане, чтобы упростить себе задачу, делают копии всех бумаг и сразу проставляют штампы в Министерстве юстиции. Иногда это, действительно, может сэкономить время. Загвоздка в том, что за границей могут не принять апостилированную копию. Нередко государственные ведомства требуют именно оригинал документа.
Потому необходимо предварительно изучить законодательство страны назначения. И иметь в виду, что у конкретного органа могут быть свои правила, поэтому на ведомственные приказы и стандарты тоже придется обратить внимание. Дополнительно стоит связаться с чиновником или частным лицом, которое запрашивает апостилированный документ, чтобы убедиться, что копия будет принята.
Однако разумнее всегда использовать оригиналы бумаг, за исключением случаев, когда на них невозможно поставить штамп. По российскому законодательству нельзя апостилировать документы:
- удостоверяющие личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение, паспорт моряка, пенсионную и трудовую книжку);
- не имеющие государственного образца (личное дело студента, академическую справку, выписку с места работы, медицинские документы, устав юридического лица).
5. Нарушение сроков
Апостиль не обнуляет срок действия документа. Обычно бумаги действуют 3–6 месяцев. Например, для получения ВНЖ в Казахстане справка о несудимости действительна 6 месяцев, а документы о собственности для ПМЖ по Франции — 3 месяца. Эти сроки актуальны именно для самого документа, когда был сделан апостиль — значения не имеет.
На практике многие граждане получают документ и затягивают с проставлением апостиля. В итоге штамп ставится через несколько месяцев, при этом человек думает, что у него в запасе еще полгода на подачу бумаги. Но это не так. Срок исчисляется с даты выдачи документа. Всегда проверяйте этот момент еще до начала оформления документации, чтобы грамотно распланировать процедуру.
«Апостиль24» — гарантия вашего спокойствия за границей
Избежать ошибок при апостилировании несложно, если у вас достаточно знаний и опыта. Если нет, вы всегда можете обратиться в «Апостиль24». Специалисты определят, можно ли поставить апостиль на ваши бумаги, при необходимости быстро сделают новые, проставят штамп, выполнят перевод, если нужно, а после отправят вам в любую точку мира. Если у вас сжатые сроки, просто закажите срочную услугу, и документы будут готовы в срок от 1 рабочего дня.
