Консульская легализация документов: что нужно знать

Трудоустройство за границей, брак с иностранцем, поступление в зарубежный вуз — в этих и многих других жизненных ситуациях российскому гражданину необходимо использовать в другой стране официальные документы, выданные в РФ. Но они оформлены на русском языке и в соответствии с отечественными законами, поэтому сотрудники иностранного учреждения не могут убедиться в юридической силе бумаг. Простого перевода на язык другого государства в большинстве таких случаев недостаточно. Поэтому для решения задачи применяется специальный механизм — легализация документов.

Что такое легализация документов?

Суть процедуры состоит в подтверждении юридической силы документа ответственными органами. В частности, удостоверяются подлинность подписи и печати, полномочия подписанта. Это сигнализирует иностранным учреждениям о том, что документ действителен и содержит достоверные сведения. Существует 2 вида легализации документов: консульская и апостилирование. Выбор варианта не зависит от желания владельца документов. Он определяется тем, в каком государстве будут предъявляться бумаги. Если это одна из 120+ стран, которые присоединилась к Гаагской конвенции, на документе достаточно поставить апостиль. В остальных случаях нужно пройти процедуру консульской легализации. Например, это актуально для ОАЭ, Таиланда, Малайзии, Мальдив и др. Важно! Есть также страны, с которыми у России заключены соглашения о взаимной правовой помощи. Для предъявления в них российских документов не нужны ни апостиль, ни консульскаялегализация. К таким странам относятся государства СНГ, Сербия, Венгрия, Вьетнам, Куба и др.

Когда нужна консульская легализация?

В каждом конкретном случае необходимость легализации российских бумаг надо уточнять у принимающей стороны. Популярные жизненные ситуации, когда это требуется физическим лицам:

• Вступление в брак с иностранным гражданином. В этом случае нужно легализовать документ, подтверждающий свободный статус в России (справку из органа ЗАГС об отсутствии брака, свидетельство о разводе), иногда свидетельство о рождении, согласие родителей на брак.
• Поступление в зарубежное учебное заведение. Скорее всего, оно запросит легализованный российский аттестат или диплом.
• Трудоустройство. Иностранный работодатель тоже может затребовать документы об образовании соискателя, а также справку о несудимости и другие бумаги с учётом специфики работы.
• Оформление визы, ВНЖ, ПМЖ или гражданства другой страны. Набор документов, которые нужно легализовать, зависит от оснований для получения права на долгосрочное пребывание в государстве.
• Вступление в наследство, в состав которого входит имущество, расположенное в другой стране. Консульская легализация может потребоваться в отношении документов, подтверждающих родственную связь с наследодателем.
• Представление интересов другого лица по доверенности. Например, при заключении сделки за рубежом или участии в судебном процессе в иностранном суде.

Юридические лица тоже нередко сталкиваются с необходимостью легализации различных материалов: учредительных документов, разрешений, лицензий, сертификатов на продукцию, выписок из реестров, доверенностей. Но отдельные бумаги, имеющие отношение к ВЭД, легализуются в особом порядке — через ТПП. Речь идёт, например, о счетах и сопроводительных документах на товары. Большинство документов легализуются в виде нотариально удостоверенных копий или переводов. В оригиналах на консульскую легализацию подаются только отдельные справки, а также бумаги, изначально оформленные у нотариуса.

В чём разница между апостилем и консульской легализацией?

Апостилирование не случайно называют «упрощённой легализацией»:

• для получения апостиля нужно обратиться только в одно ведомство, а для консульской легализации — в несколько;
• апостилировать большинство официальных бумаг можно в любом регионе, а консульства иностранных государств расположены только в Москве;
• проставление апостиля обычно занимает до 5 рабочих дней (кроме документов об образовании), а консульская легализация — в разы больше;
• апостилирование обходится дешевле.

Куда обращаться для консульской легализации документов?

Порядок действий регулируется Федеральным законом № 145-ФЗ от 22.06.2024, а также административными регламентами министерств. Кроме того, на финальной стадии документы подаются в консульство иностранного государства, которое действует в соответствии со своими национальными законами. Стандартный алгоритм консульской легализации состоит из следующих этапов: 1. Удостоверение копии документа у нотариуса. 2. Перевод бумаги у дипломированного лингвиста с заверкой в нотариальной конторе, который подшивается к нотариальной копии. 3. Получение на документах визы в Министерстве юстиции РФ для удостоверения подлинности подписи и печати нотариуса. 4. Проставление штампа в Консульском департаменте МИД РФ. 5. Обращение в консульство страны назначения для оформления финального подтверждения легальности бумаг. И если в Минюст заявление можно подать через отдельные МФЦ, а в МИД — через территориальные подразделения (с 01.01.25), то большинство консульств иностранных государств расположены только в Москве. Это значит, что жителю другого региона придётся запланировать визит в столицу. Но есть альтернативный вариант — обратиться в Центр «Апостиль24». Вам достаточно просто направить оригиналы документов, а мы проведём консульскую легализацию под ключ: организуем перевод, нотариальное удостоверение, заверку в Минюсте, МИД и консульстве страны назначения. Готовый комплект отправим вам курьерской службой в любую точку мира.

Сроки и стоимость процедуры

Продолжительность консульской легализации зависит от внутренних регламентов и загрузки вовлечённых ведомств. В среднем на процедуру уходит до 16–18 рабочих дней плюс срок, установленный консульством страны назначения. Иногда процесс можно ускорить, но эта возможность оценивается в индивидуальном порядке. В связи с этим заняться консульской легализацией желательно заранее. Тем более что у готового комплекта нет «срока годности», он ограничен только периодом действия легализованных документов и правилами принимающей стороны. Стоимость консульской легализации зависит от количества документов и требований страны назначения. Она состоит из следующих компонентов:

• нотариальных тарифов;
• цены на услуги переводчика;
• госпошлины МИД;
• консульского сбора, который устанавливает каждое государство;
• стоимости услуг специалистов, которые организуют обращение во все инстанции.

В среднем затраты на легализацию одного документа составляют от 13–15 тысяч рублей. Чтобы узнать точную стоимость, отправьте заявку в Центр «Апостиль24». Специалист оперативно подготовит расчёт и согласует его с вами перед началом работы.

Образец легализованного документа для Китая

Подводя итоги

• Консульская легализация — это процесс подтверждения подлинности официальных документов для использования в странах, которые не присоединились к Гаагской конвенции и не подписали с Россией специальное соглашение.
• Чтобы готовый комплект гарантированно устроил принимающую сторону, рекомендуется заранее уточнить её требования.
• Процедура включает нотариальную заверку копии и перевода документа, их визирование в Минюсте и МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения.
• В стандартном случае процесс занимает около месяца и стоит порядка 15 тысяч рублей для одного документа. Точные условия зависят от государства-адресата и других факторов, которые определяются специалистами после изучения заявки.