Апостилирование — это упрощённая легализация документов для использования за границей. Она применяется в странах — участницах Гаагской конвенции 1961 года. И, согласно Постановлению Правительства РФ № 436 от 20.03.2021, допускается получение электронного апостиля с двухмерным штриховым кодом. Схема на первый взгляд весьма привлекательная: заявку на легализацию можно подать через «Госуслуги», туда же поступит и документ с электронным апостилем.
Но нужно учитывать существующие ограничения и риски, особенно для бизнеса:
1. Оформление электронного апостиля не всегда такое быстрое, как ожидается. Оказание электронной услуги зависит от работоспособности серверов. При технических сбоях коды генерируются с задержкой, и это сводит на нет основное преимущество цифрового апостилирования.
2. Не все документы можно апостилировать в электронном виде. Потому что ещё не все ведомства подключились к системе межведомственного электронного взаимодействия. Чтобы преодолеть это ограничение, можно апостилировать нотариальную копию документа. Но так усложняется процесс и увеличиваются расходы. В конечном итоге процедура оказывается не менее ресурсозатратной, чем получение апостиля на бумаге.
3. Не все зарубежные страны признают электронный апостиль. Статус внедрения цифровых механизмов в том или ином государстве можно проверить по данным Гаагской конференции по международному частному праву. Но даже если электронный апостиль в стране уже используется, это не гарантирует, что конкретная организация согласится принять документы в таком формате. Поэтому требования принимающей стороны нужно уточнять заранее.
4. Есть риск непрочтения кода. Российские электронные апостили содержат QR-коды для проверки подлинности. Однако на практике принимающая сторона за рубежом не всегда может считать и верифицировать такие коды. Возможных причин много:
- несовместимость ПО;
- отсутствие связи между интернет-ресурсами (особенно на фоне санкций и блокировок);
- разница в форматах и криптографических стандартах;
- другие технические проблемы.
К чему приводят риски цифрового апостилирования и как их избежать?
На бизнес, который работает в условиях сжатых сроков и ведёт активную внешнеэкономическую деятельность, любая задержка оказывает негативное влияние. Если электронный апостиль оформлен несвоевременно или его отказались признавать, последствия серьёзные — от финансовых потерь до срыва контрактов.
Безопасным вариантом остаётся только традиционный апостиль на бумажном носителе. Физический штамп автономен, не зависит от технических факторов и не вызывает сомнений у зарубежных учреждений. Проставление апостиля на бумаге почти не отличается по срокам и сложности, особенно если вы воспользуетесь помощью Центра «Апостиль24». Если закажете ускоренное апостилирование, документы будут готовы уже через 1–2 дня и направлены вам в любую точку планеты.
